Onnea, voitit juuri tarjouskilpailun! Mitä seuraavaksi?
Viisi vinkkiä menestystarinasi tueksi
Olet ehkä voittanut jo monia tarjouskilpailuja ja samalla edennyt julkisen sektorin säännölliseksi toimittajaksi. Tai ehkäpä yrityksesi odottaa vielä tilaisuuttaan päästä osalliseksi hankintoja, joista vuosittain kilpaillaan. Riippumatta siitä, kuinka kokenut olet julkisilla markkinoilla, on aina hyödyllistä investoida aikaa toimintasuunnitelmaan, joka koskee sopimuksen allekirjoittamisen jälkeistä aikaa.
Miten varmistat toimivan yhteistyön tilaajan kanssa? Entä mitä voit tehdä edesauttaaksesi uuden sopimuksen syntymistä?
Kokosimme alle viisi avainkohtaa, jotka perustuvat asiakkaidemme kokemuksiin ja huomioihin.
-
Hyvä vuoropuhelu raivaa tietä tulevalle
Mitä parempaa vuoropuhelua käyt julkisen sektorin asiakkaidesi kanssa, sitä enemmän sinulla on tietoa, joka auttaa sinua kehittämään tuotteitasi tai palveluitasi. Kuuntelemalla tarkkaan sopimuksen toista osapuolta saat oivalluksia, jotka hyödyttävät sinua seuraavassa tarjouskilpailussa. Kirjaamalla asiakkaan antamat toiveet sekä palautteet toimituksista tunnet omat vahvuutesi entistä paremmin. On myös hyödyllistä perehtyä tekijöihin, jotka ratkaisivat tarjouskilpailun eduksesi.
Alasi asiantuntijana sinulla saattaa olla enemmän tietoa uusista suuntauksista kuin julkisen sektorin asiakkaallasi. Tämä onkin julkisen ja yksityisen sektorin rakentavan yhteistyön eteenpäin vievä voima: innovaatiot ovat kilpailun ja kehityksen looginen seuraus. Siksi olet toimittajana tärkeä osa toimivaa julkista sektoria.
Avoin kommunikaatio on erinomainen pohja tulevia sopimuskausia varten. Aktiivinen viestintä yrityksenne uusista tuotteista tai ratkaisuista pitää ostajan ajan tasalla alanne tarjoamista vaihtoehdoista.
Hankintayksiköt mittaavat saamiensa toimitusten hintaa ja laatua. Mikäli et vielä itse tee niin, on suositeltavaa, että seuraat myös omien toimittajiesi suoritusta.
-
Lue sopimukset huolellisesti ja kysy lisätietoja
Pidä silmällä jokaisen voittamasi kilpailutuksen viimeistä voimassaolopäivää.
Riippumatta siitä, oletko projektin toimittajana tietyn määräajan vai toimitatko palveluita tai tuotteita jatkuvasti useiden vuosien ajan, on tärkeää, että tunnet kaikki sopimuksenne velvoitteet ja ehdot. Siinä missä toimitusten seuranta auttaa kasvattamaan liiketoimintaasi uusilla tehtävillä, sopimusten huolellinen hallinta on välttämätöntä asiakkaiden säilyttämiseksi ja korkean laadun toimittamiseksi.
Jokaiselle sopimukselle nimetään vastuu- ja yhteyshenkilö. On tärkeää, että sopimusta seurataan ja myös sopimuskauden aikana käydään vuoropuhelua asiakkaan kanssa. Sijoita tarvittaessa tilannepalaverit kalenteriin hankintayksikön kanssa varmistaaksesi, että teillä on yhtäläinen käsitys toimitusten sujuvuudesta.
-
Kaikkea ei kannata kierrättää
Harkitse tarkkaan ennen kuin käytät aiemmin käytettyä tarjousta uudelleen. Edellisen kierroksen tarjouksen kierrättäminen on yksi hankintamaailman klassisista virheistä. Se mikä riitti aiemmin, ei välttämättä voita kilpailutusta seuraavalla kerralla, sillä sekä tarve, että tarjonta muuttuvat toimintaympäristöjen kehittyessä. Hankinnan nykyisenä toimittajana sinulla on luonnollisesti merkittävä etu saadessasi ensikäden tietoa, joka kannattaa hyödyntää.
-
Pidä kiinni sopimuksesta, mutta pysy mukautuvana
Vaikka olisitkin täyttänyt sopimuksen ehdot kirjaimellisesti, ei kilpailutuksen voitto ole taattu seuraavalla tarjouskierroksella. Alalle on voinut tulla uusia toimijoita, jotka lisäävät kilpailua tai tarve itsessään on saattanut muuttua viimeisestä.
Seuraava kilpailutuskierros saattaa kiinnittää aiempaa enemmän huomiota kestävyyteen. Ehkä laadun painoarvo suhteessa hintaan on muuttunut. Toiselta toimittajalta saattaa löytyä kilpailuetu, jolla on enemmän painoarvoa tänään kuin neljä vuotta sitten. On myös hyvä kiinnittää huomiota digitalisoinnin ja toimitusketjun läpinäkyvyyden rooleihin.
Dynaamisilla markkinoilla tarjouspyyntöasiakirjoja kannattaa aina tarkastella uusin silmin. Oman toiminnan peilaamisen lisäksi on luonnollisesti hyödyllistä seurata kilpailijoiden hintoja ja strategiaa. -
Sujuva sopimustenhallinta tukee menestystarinaasi
Julkisen tarjouskilpailun voitto voi vaatia hikeä ja työtunteja, eikä sopimuksen uusiminen ole sen helpompaa. Vaivannäkö toki kannattaa, sillä julkiset sopimukset ovat usein pidempiä kuin yksityiset ja antavat yrityksellesi taloudellista vakautta.
Puitesopimukset voivat olla voimassa jopa neljä vuotta (joissakin tapauksissa jopa pidempään), ja siksi mahdollisuuksia kannattaa seurata aktiivisesti. Aloita siis tarjousprosessisi hyvissä ajoin. Mitä suurempi hankinta, sitä enemmän kilpailua ja sitä enemmän aikaa sinun on hyvä varata koko prosessiin.
Harkitset myös varmasti tarkkaan, haluatko osallistua strategisesti suurempiin vai pienempiin tarjouskilpailuihin selvittääksesi mikä on paras vaihtoehto juuri sinun yrityksellesi. Kun sinulla on selkeä yleiskuva sopimusten voimassaoloajasta, voit työskennellä strategisesti ja kohdistaa resursseja ja tunteja tarjousten suunnitteluun.
Kun käsittelet useita eri sopimuksia, on hyödyllistä sijoittaa digitaaliseen sopimustenhallintajärjestelmään. Järjestelmä huolehtii määräajoista ja hälyttää, kun tietty sopimus vaatii huomiotasi.
Heräsikö mieleesi kysymyksiä?
Me Mercellillä olemme tukenasi, kun haluat selvittää täyden myyntipotentiaalisi julkisella sektorilla – olitpa sitten kokenut toimittaja tai yritys, joka on juuri alkanut kartoittamaan hankintamaailman mahdollisuuksia.
Tarvitsetko lisää tietoa sopimustenhallintajärjestelmän eduista? Lue lisää Cloudia - A Mercell Company tarjoamasta ratkaisusta täältä.