Me Mercellillä toivomme, että yrityksenne menestyy julkisilla hankintamarkkinoilla. Ota tästä avuksesi tarjoajan muistilista, joka auttaa sinua tarkistamaan, että tarjouksen jättämisen kaikki vaiheet on käyty läpi.
Paranna tarjouksesi menestymismahdollisuuksia
Ota muistilistamme talteen ja paranna tarjouksesi menestymismahdollisuuksia julkisissa tarjouskilpailuissa.
1. Lue ilmoitus huolellisesti
Saattaa vaikuttaa itsestäänselvältä, mutta yllättävän usein luemme tarjouspyynnöt kiireessä ja jotain olennaista jää huomaamatta emmekä täten vastaa hankintayksikön kaikkiin tarpeisiin. Varmista, että ymmärrät hankinnan kokonaiskuvan.
2. Tee luettelo kaikista vaatimuksista ja pyydetyistä asiakirjoista
Kirjoita ne ylös, jotta tarjousta laatiessasi voit käydä kaikki vaatimukset kohta kohdalta läpi. Listaa myös kaikki vaadittavat asiakirjat, ja että tarvitseeko niihin esimerkiksi tietyn henkilön allekirjoituksia. Jos teidän yrityksenne ei pysty tarjoamaan kaikkea, voisitteko kenties tehdä yhteistyötä muiden yritysten kanssa? Tarkista myös, onko hankintayksikkö maininnut mahdollisuutta, että hankintayksiköltä voisi erikseen pyytää joitain ylimääräisiä asiakirjoja, joita ei ole ladattu tarjouspyyntöön, ja että onko näille asiakirjapyynnöille jotain tiettyä määräaikaa.
3. Katso, että yrityksesi täyttää kaikki soveltuvuusvaatimukset
Nämä ovat kriteerit, jotka yrityksen on täytettävä ollakseen mukana kilpailussa. Soveltuvuusvaatimuksilla hankintayksikkö pyrkii varmistumaan toimittajan kyvystä toteuttaa hankinta. Vaatimukset voivat olla esimerkiksi rahoituksellisia ja taloudellisia tai liittyä esimerkiksi tekniseen suorituskykyyn tai ammatilliseen pätevyyteen.
4. Onko sinulla kysymyksiä hankintayksikölle?
Muistathan, että voit aina olla yhteydessä hankintayksikköön. Tarkista hankinnasta, miten hankintayksikkö on pyytänyt, että heihin ollaan yhteydessä. Huomaathan, että jos käytät yhteydenottoon toista kanavaa, jota ei ole tarjouspyynnössä mainittu, hankintayksikkö ei yleensä vastaa silloin kysymyksiin/viesteihin. Huomaathan, että usein myös kysymysten lähettämiselle on oma aikarajansa, jonka jälkeen hankintayksikkö kokoaa kaikki kysymykset ja vastaa niihin kaikille tarjoajille yhteisesti.
5. Ole ajoissa liikkeellä!
Tätä kohtaa ei voi korostaa tarpeeksi. Entä jos tarjouksen lähettämisessä on teknisiä haasteita tai olit unohtanut tietyn dokumentin? Voit aina olla yhteydessä kyseessä olevan portaalin (jossa tarjous lähetetään) asiakastukeen, mutta joissain tapauksissa tulee olla yhteydessä myös hankintayksikköön, mikä vie aikaa. Varaa aina vähintään vuorokausi enemmän aikaa kuin mitä etukäteen ajattelit. Julkisissa hankinnoissa viime tippa ei ole ystävä!
Mikä taas ON ystäväsi julkisissa hankinnoissa, on Mercell Hankintavahti, jonka toiminnoilla pidät huolen, että sinulla on esimerkiksi kaikki määräajat kätevästi saatavillasi. Hankintavahdilla pystyt helposti seuraamaan tärkeitä määräaikoja kätevän aikajanan sekä aikalaskurin avulla.
Tsemppiä tarjousten tekoon sekä onnea ja menestystä julkisten hankintojen parissa toivottaa
Team Mercell Suomi