Julkiset hankinnat eivät ole vain suurille yrityksille, joissa työskentelee lauma lakimiehiä. Julkisiin tarjouskilpailuihin osallistuminen edellyttää toki tarkkaa paperityötä ja päivämäärien seurantaa, mutta useimmissa tapauksissa osallistuminen on helpompaa kuin luulisi.
Ota ensimmäinen askel kohti julkisen sektorin tarjoamia myyntimahdollisuuksia ja opi tekemään voittava tarjous tutustumalla viiteen parhaaseen vinkkiimme.
Jos kilpailutuksen vaatimukset ovat yrityksellenne vaikeita tai mahdottomia täyttää, voi olla parempi jättäytyä pois tarjouskilpailusta. Jos tarjouskilpailuun on helppo vastata eikä tarjouksen tekemiseen tarvitse kuluttaa paljon aikaa niin tarjouksen jättäminen voi olla kokeilemisen arvoista - jopa kovassa kilpailutilanteessa.
Jos tarjouspyynnössä tai muissa asiakirjoissa on epäselvyyksiä, on tärkeää kysyä tilaajalta mahdollisimman pian tarkentavat kysymykset. Vastaukset voivat olla ratkaisevia sen suhteen, pitäisikö yrityksenne osallistua vai ei. Muista pitää kysymykset mahdollisimman lyhyinä ja neutraaleina, jotta ostaja ymmärtää mitä tarkoitat. Mieti myös ennakkoon, minkä vastauksen haluat saada ja miten voit hyödyntää saatua tietoa parhaalla mahdollisella tavalla.
Huolehdi, että tarjous sisältää kaikki vaaditut tiedot ja se täyttää kaikki asetetut vähimmäisvaatimukset. Älä lisää tarjoukseen mitään sellaista, mitä tarjouspyynnössä ei ole vaadittu. Omien sopimusehtojen tai varaumien (esimerkiksi hintavaraumien) esittäminen johtaa usein siihen, että tarjous tulkitaan tarjouspyynnön vastaiseksi ja se hylätään.
Vaikka neuvotteluja tultaisiinkin käymään, voit pitäytyä alkuperäisessä hinnassa. Nykyisin ostajat voivat ärsyyntyä, jos heistä tuntuu, että joku laskee hintaa liikaa. He saattavat miettiä, oliko tarkoituksenasi alunperin veloittaa liikaa. Onkin parempi antaa suoraan paras hinta ja perustella se tosiasioihin perustuvin argumentein. Esimerkkinä tällaisesta argumentista voi olla sopimussakolle asetetut erittäin tiukat vaatimukset, jotka pakottavat sinut nostamaan hintaa.
Ennen tarjouksen jättämistä voi olla viisasta kysyä tilaajalta, mikä on hankinnan tarkoitus. Onko tarkoitus säästää rahaa vai kenties saada lisää laatua samalla rahalla? Hyvin yleinen virhe on tarjota parempaa laatua kuin mitä tarjousasiakirjoissa vaaditaan. Asiakas voi olla tyytyväinen alempaan laatutasoon, joten sitä kannattaa tarjota. Muuten tarjouksesi tulee olemaan liian kallis. Hankintaan onkin hyvä pyrkiä vaikuttamaan jo sen suunnitteluvaiheessa, jotta tarjousten arviointimallista on mahdollista saada sekä sinulle että tilaajalle parhaiten sopiva.
Olennaista tarjouspyynnön lähettämisessä on olla ajoissa liikkeellä, jotta sinulla on riittävästi aikaa sekä valmistella tarjous että toimittaa se aikarajaan mennessä perille. Mercell Hankintavahti seuraa toimialasi julkisia hankintoja ja tarjouspyyntöjä puolestasi ja kerää ne sinulle kätevästi yhteen paikkaan. Tämä helpottaa myyntimahdollisuuksien kartoittamista ja pääset ajoissa tarjouspyyntöihin kiinni. Klikkaa alla olevaa painiketta ja lue lisää Hankintavahdista!
Tsemppiä tarjouskilpailuihin toivottaa
Team Mercell Suomi