Kun olet todennut, että julkisella sektorilla kilpailutetaan tarjoamiasi palveluja ja tuotteita, voi syntyä kiusaus osallistua kaikkiin mahdollisiin julkisiin hankintoihin. Tämä ei välttämättä ole viisasta. Lue, miten valitset taistelusi ja parannat mahdollisuuksiasi voittaa kilpailutuksen!
Jos osallistut aktiivisesti eri kilpailutuksiin ja jätät monta tarjousta, voi olla, että voitat 10 tai 20 prosenttia kerroista. Tämä vaikuttaa ehkä hyvältä taktiikalta, mutta ei välttämättä johda taloudellisesti parhaimpaan tulokseen. Mistä tiedät, mitkä sopimukset ovat tuottoisimpia?
Pienemmässä yrityksessä voi olla joskus kovakin kiire tarjousten laatimisessa, ja se jää usein viime tinkaan. Ehdittekö tekemään kustannuslaskentaa riittävän tarkasti? Jos tarjouspyyntöön ei ole tutustuttu tarkasti, kasvaa riski tarjouksen hylkäämiseen, jos siihen on epähuomiossa tullut vääriä tai tarjouspyynnön vastaisia tietoja. Vaikka tällä taktiikalla toisinaan voittaisikin kilpailutuksia, voi sopimuksista tulla rasitteita kannattavan yhteistoiminnan sijaan. Mikä avuksi?
Hyvin suunniteltu on puoliksi voitettu?
Kokemuksemme mukaan hankintoihin osallistumisen hyvä suunnittelu ja tarjouspyyntöihin rauhassa tutustuminen parantavat mahdollisuuksiasi huomattavasti. Miksi?
- Teet parempaa ja perusteellisempaa työtä, kun tiedät mihin panostat ja mikä on tärkeää. Ymmärrät tarjouspyynnön sisällön paremmin, kun et anna kiireen vaivata.
- Virheet vähenevät, kun et tee kiireen aiheuttamia huolimattomuusvirheitä, joten mahdollisuutesi voittaa paranevat. Laskemalla tarjoustesi hylkäysprosentin lähelle nollaa, et tee turhaa työtä.
- Sinulle jää aikaa luoda ja kehittää omaa työskentelytapaasi hankintojen parissa. Muutaman jätetyn tarjouksen jälkeen huomaat, että voit soveltaa samaa työskentelytapaa useimmissa kilpailutuksissa. Pääset jatkossa helpommalla, kun sovellat systemaattista lähestymistapaa tarjousten luomiseen ja jättämiseen.
5 vinkkiä: mitkä kilpailutukset ovat juuri teidän yrityksellenne?
Olemme keränneet alle viisi kohtaa, jotka on hyvä käydä läpi jokaisen kiinnostavan tarjouspyynnön osalta ennen kuin päätät, lähdetkö tarjoamaan. Nyt päätöksiä ei kannata tehdä tunteella! Alla olevasta viiden kohdan listasta voi olla sinulle hyötyä priorisoinnissa.
1. Referenssit ja muut kelpoisuusvaatimukset
Lue tehtävänanto tarkasti läpi ja selvitä, löytyykö yrityksestänne riittävät referenssit ja vastaukset muihin kelpoisuusvaatimuskohtiin. Jos pakolliset vaatimukset eivät täyty, et voi voittaa kilpailutusta. Jos huomaat, että yrityksesi ei tule saamaan korkeita pisteitä mahdollisessa laatuarvioinnissa, kannattaa harkita, onko tähän tarjouspyyntöön vastaaminen fiksua. Jos taas tarjoukset arvioidaan pääosin hinnan perusteella, voi muutamien laatupisteiden menettäminen olla kompensoitavissa. Toisaalta, jos yrityksenne edustaa alan huippuosaamista ja tarjouspyynnössä kerrotaan arvioinnin perustuvan pääosin laatupisteisiin, tulisi hankintaan tutustua tarkemmin.
2. Kapasiteetti ja toimitusaikataulut
Mikäli kyseessä on yrityksellenne huomattavan suuri hankinta tai toimitusten reunaehdot tuntuvat haastavilta, kannattaa harkita osallistumista tarkkaan. Ainakin tulee varmistaa, ettei mahdollisen sopimuksen solmimisen jälkeen tule vaikeuksia, koska toimitus- ja laatuongelmat voivat aiheuttaa haasteita seuraaviin kilpailutuksiin osallistuessasi. Usein ostaja säilyttää itsellään mahdollisuuden hylätä sellaiset tarjoajat, jotka eivät ole pitäneet aiemmin tekemiään sitoumuksiaan. Haluathan toki pitää mitä lupaat?
3. Voiko sopimuksella ansaita?
Kyseessä ei ole pelkän tarjotun hinnan arviointi, vaan mitä tarjotun palvelun tai tuotteiden toimittaminen maksaa kokonaisuudessaan. Oletko varmasti tarkistanut kaikki tarjouspyynnössä ja sopimusluonnoksessa mainitut velvoitteet ja huomioinut ne kustannuslaskelmassasi? Joskus on käynyt niin, että suuri matalakatteinen hankintasopimus vie yrityksen kaikki resurssit ja heikentää kasvun mahdollisuuksia. Muista, että julkisella puolella et yleensä voi korottaa hintoja sopimuskaudella, ellei siitä ole mainintaa jo tarjouspyynnössä tai sopimusluonnoksessa.
4. Hinnan merkitys
Tutustu aina tarkasti sekä tarjouspyyntöön että tarjousten arviointikriteereihin voidaksesi päätellä, kuinka merkittävä kriteeri tarjottu hinta on. Yleensä on vaikeaa kompensoida merkittäviä laatupuutteita alhaisella hinnalla. Tämä toimii myös toiseen suuntaan. Jos arviointikriteeri on pelkästään alin hinta, tulee tämä ottaa huomioon. Joitain erityisaloja lukuun ottamatta, joilla vaaditaan huippuosaamista, hinnalla on käytännössä ratkaisevin merkitys, kunhan tarjoajat täyttävät soveltuvuusvaatimukset.
Kilpailijasi tuntevat todennäköisesti yleisen hintatason melko hyvin, joten arvioi tarkasti minkälaisella tarjouksella sinun vielä kannattaisi toimittaa halutut palvelut tai tuotteet. Huomioi myös, että yleensä tarjoajat yliarvioivat kilpailevien tarjousten määrän – voi käydä niin, että olet ainoa tarjoaja ja voi harmittaa, jos tuolloin hinnoittelit tarjouksesi aivan kipukynnykselle.
5. Onko hankinta linjassa strategiasi kanssa
Jos tarjouspyynnössä kuvataan sellaista, mikä ei ole yrityksesi fokuksessa, kannattaa vielä miettiä kerran ennen hihojen käärimistä. Toki julkinen asiakas on yleensä hyvä referenssi ja varma laskujen maksaja, mutta vain jos todella pystyt toimittamaan sen minkä tämä tarvitsee. On myös hyvä muistaa, että vaikka hankintailmoituksessa ilmoitettu sopimuksen arvo saa veden monen myyjän kielelle, voi lopullinen laskutus olla arvoltaan jotain ihan muuta – etenkin puitesopimusten yhteydessä. Ajattele tätä tikanheittona; harva heittää kaikki viisi tikkaa kerralla. Kannattaa ottaa yksi kerrallaan, tähdätä ja yrittää osua mahdollisimman hyvin.
Tilastot osoittavat selvästi, että hankintoihin ammattimaisesti suhtautuvat toimijat, joilla on oma selkeä toimintatapansa, voittavat kilpailutuksia selkeästi useammin. Tarjoukseen ei kannata suhtautua kuin lottokupongin jättämiseen. Hankinnoissa ei jaeta hopeamitalia – vain voittajat lasketaan. Käytä siis aikasi järkevästi.
Mercell Hankintavahti seuraa toimialasi julkisia hankintoja ja tarjouspyyntöjä puolestasi ja kerää ne sinulle kätevästi yhteen paikkaan. Tämä helpottaa työarkeasi ja pääset ajoissa tarjouspyyntöihin kiinni. Lue lisää Hankintavahdista ja aloita myyntityösi tehostaminen!
Lopputervehdykseksi muistutus: aloita aina ajoissa!
Tsemppiä päätöksentekoon toivottaa
Team Mercell Suomi