Monet julkisen sektorin sopimustoimittajat ovat kokeneet, miltä tuntuu menettää sopimus pitkäaikaisen asiakkaan kanssa. Usein tällainen menetys iskee kuin salama kirkkaalta taivaalta, ja jos sopimus on ollut merkittävä, voi tällä olla dramaattiset seuraukset yritykselle. Voi jopa olla, että osa yrityksen toiminnasta loppuu tai että henkilöstöä on vähennettävä kilpailutustappion myötä. Miten näin voi käydä? Miksi asiakas ei vain voi jatkaa sopimusta ja yhteistyötä saman toimittajan kanssa?
Sopimuksen pidentäminen ei ole itsestäänselvyys julkisella sektorilla
Tiettyjen sopimusten enimmäispituudesta säädellään hankintalaissa. Esimerkiksi puitesopimus voi vain poikkeustapauksissa kestää yli neljä vuotta. Yleisten, määräaikaisten sopimusten kesto on kuvattu jo alkuperäisessä tarjouspyynnössä eli ostajalla ei usein yksinkertaisesti ole mahdollisuutta pidentää sopimusta. Jos näin tapahtuisi, olisi kyseessä laiton suorahankinta.
Vaikka toimittaja olisi siis hoitanut sopimusvelvoitteensa erinomaisesti, ei sopimuksen pidentäminen yleensä ole mahdollista. Joten myös sopimustoimittajan on oltava valppaana, kun sopimuskauden loppuminen alkaa olla näköpiirissä. On mietittävä, onko toimiala kehittynyt ja selvitettävä, ovatko hankintayksikön tarpeet muuttuneet.
Etulyöntiasemaa ei ole – kaikki aloittavat kilpailutuksissa samalta viivalta
Jos olet ollut monivuotinen luottotoimittaja julkisen sektorin asiakkaalle, on helppoa ajatella, että sinulla on etulyöntiasema tulevaan uuteen kilpailutukseen. Ehkä vain hintojen tarkistaminen riittää toiminnan jatkamiseksi? Tämä on virheellinen ajatus. Säännöt ovat yksiselitteiset: jokaista tarjoajaa tulee käsitellä yhdenvertaisena, ja jokainen tarjous arvioidaan sellaisenaan.
Hankintalaki edellyttää, että kaikki tarjousten arvioinnissa huomioitavat seikat on aukottomasti kuvattava tarjouspyynnössä. Ostaja ei siis saa huomioida mitään muita tekijöitä päätöstä tehdessään. On siis sinun tehtäväsi laatia sellainen tarjous, joka täyttää vaatimukset ja lyö kilpailijat annettujen raamien sisällä.
Muista nämä asiat, kun laadit uutta tarjousta:
- Tarjottujen henkilöresurssien kokemus ja pätevyys
- Erilaiset vasteajat ja palvelutasot
- Tuotteiden laatu ja esimerkiksi varaosien saatavuus
Et voi pitää mitään päättyvän sopimuskauden aikaisia yhteisiä kokemuksia itsestäänselvyytenä, vaikka ne olisi dokumentoitu esimerkiksi sopimuskatselmuksiin. Hankintayksikkö ei voi käyttää näitä tietoja uuden sopimuskumppanin valinnan perusteena. Yrityksen hyvä maine tai henkilökohtaiset suhteet eivät myöskään auta.
Hyödynnä kokemustasi asiakkaasi kanssa
Monet ovat menettäneet tärkeän julkisen sopimuksen. On toimialastasi riippumatta hyvin todennäköistä, että markkinoilla toimii kilpailija, joka on tietoinen sopimuskauden päättymisestä, ja joka haluaa voittaa tämän aikaisemman asiakkaasi itselleen. On kuitenkin asioita, joita voit tehdä markkina-asemasi säilyttämiseksi.
Sopimuskauden aikana olet ehkä oppinut jotain uutta asiakkaasi tarpeesta, jonka voisi ratkaista toisinkin? Tunnet ostajan, tämän rutiinit ja toimintatavat. Keksit ehkä nykyiseen toimintamalliin parannusehdotuksia, joita he haluaisivat toteuttaa ensi sopimuskaudella? Tiedät mikä toimii ja mitä voisi kehittää. Hankintailmoituksen julkaisemiseen asti voit vapaasti keskustella toimeksiantajan kanssa esimerkiksi kilpailutettavan kokonaisuuden määrittelystä.
Jos olette sopimuskauden aikana törmänneet ongelmiin, ei niitä kannata pyrkiä piilottamaan, koska annat helposti kuvan, ettet välitä yhteistyön toimivuudesta. Kissan nostaminen pöydälle antaa hyvän mahdollisuuden kertoa oma kokemuksesi ja miten varmistat, ettei vastaavia ongelmia jatkossa synny. Käytännössä aina on jotain parannettavaa, ja jos voit hyödyntää tätä kokemusta asiakkaasi eduksi, voit olla ratkaisevan askeleen lähempänä uutta sopimusta.
Muistilista: miten parantaa voittomahdollisuuksiasi?
Yhteenvetona: pitkääkään julkista hankintasopimusta ei siis yleensä voida jatkaa hankintalain puitteissa. Monivuotisen toimittajan roolissa voit kuitenkin parantaa omia mahdollisuuksiasi kannattavan uuden sopimuksen saamiseksi:
- Ehdota parannuksia toimintaan hyödyntämällä sopimuskauden aikana keräämäsi kokemukset, joiden tiedät toimivan. Tee tämä ennen hankintailmoituksen julkaisua.
- Yritä löytää uusia näkökulmia vanhojen ongelmien ratkaisemiseksi.
- Käännä sopimuskauden aikaiset haasteet kehityskohteiksi varmistaaksesi, etteivät nämä toistu.
Mercell Hankintavahti kerää toimialasi päättyvät puitesopimukset yhteen paikkaan – saat ajoissa tiedon, jotta voit alkaa selvitellä yrityksesi resursseja ja valmistella tarjoustasi. On nimittäin mahdollista, että hankintayksikkö valmistelee tällöin jo uutta tarjouspyyntöä. Tutustu tarkemmin Hankintavahtiin alla olevan painikkeen kautta!
Tsemppiä kamppailuun julkisella kentällä toivottelee
Team Mercell Suomi