Julkiset hankinnat tarjoavat yrityksille jatkuvasti uusia myyntimahdollisuuksia. Vuonna 2018 Suomessa tehtiin julkisia hankintoja 47 miljardin euron edestä, eli ihan pienistä summista ei ole kyse. Mutta mistä julkisissa hankinnoissa oikein on kyse?
Jokainen yrittäjä ja asiakasrajapinnassa työskentelevä yrittää löytää lisää toimeksiantoja ja asiakkaita – ja mielellään hyviä sellaisia. Mutta millainen on hyvä asiakas?- Hoitaa yhteistyön ammattimaisesti?
- Maksaa laskunsa ajallaan?
- On tunnettu ja luotettava?
Jos haet tämän tyyppisiä toimeksiantajia, suosittelemme, että ryhdyt järjestelmällisesti seuraamaan julkisen sektorin ostoja eli julkisia hankintoja.
Julkiset hankinnat – mitä ne ovat?
Julkiseen sektoriin lasketaan kuuluvaksi valtionhallinto, kunnat ja kuntayhtymät sekä muut toimijat, joiden rahoituksesta yli 50 % tulee julkisista varoista. Nämä tahot ostavat erilaisia palveluja ja tavaroita vuosittain miljardeilla eurolla ja noudattavat tätä tehdessään hankintalakia.
Julkinen sektori ostaa käytännössä kaikkea. Toimialastasi riippumatta voit löytää uusia potentiaalisia asiakkaita julkiselta sektorilta. Elintarvikkeita, asiantuntijapalveluja, rakennustarvikkeita, lennokkipalveluja, koulutuspalveluja, ohjelmistolisenssejä, autonrenkaita, lasi- ja keittiötarvikkeita, kodinkoneita, tietokoneita, kalusteita, sisustuspalveluja, leluja, tiesuolaa ja vaikka mitä muuta! Jos on edes pieni mahdollisuus, että julkinen sektori tarvitsisi apuasi, löydät varmasti hyviä myyntimahdollisuuksia tutustumalla tarkemmin julkisiin hankintoihin.
Sananen hankintalaista
Julkiset hankinnat eroavat jonkin verran perinteisestä B2B- ja kuluttajakaupasta. Koska julkisen sektorin asiakas maksaa ostamistaan palveluista ja/tai tuotteista yhteisillä verovaroilla, puhutaan julkisista hankinnoista, joita säädellään hankintalailla.
Suomessa noudatamme käytännössä samoja asetuksia ja määräyksiä kuin muualla EU- ja ETA-alueella.
Miten hankintalaki vaikuttaa julkisiin markkinoihin?
Hankintalain neljä tärkeintä periaatetta ovat:
- Tasapuolisuus
- Syrjimättömyys
- Avoimuus
- Suhteellisuus
Käytännössä tämä merkitsee, että:
- Kaikkia tarjoajia kohdellaan samalla tavalla.
- Kaikki saavat käyttöönsä samat tiedot ostopäätöksen kriteereistä.
- Kaikki voivat tarjota ja voittaa tarjouskilpailun samoin ehdoin.
Ostajan on myös dokumentoitava koko kilpailutusprosessi, jotta tämä voi tarvittaessa osoittaa, että julkisen hankinnan pelisääntöjä on noudatettu.
Miten yksityinen sektori eroaa julkisista hankinnoista?
Kuvaillaksemme mahdollisimman hyvin julkisten hankintojen markkinoita on hyvä aloittaa kertaamalla yksityisen puolen toimintaperiaatteita, ja miten ne eroavat julkisesta sektorista. Lisäksi kerromme, mitkä ovat julkisten hankintojen erityispiirteet.
Kun yksityinen yritys on hankkimassa esimerkiksi uusien verkkosivujen suunnittelua, konsulttipalveluja tai tietokoneita työpaikalle, voi nimetty vastuuhenkilö suoraan olla yhteydessä haluamiinsa pariin toimittajaehdokkaaseen ja pyytää tarjouksia. Jotta ylipäätään saisit mahdollisuuden jättää tarjouksesi, tulee yrityksesi olla tunnettu tai jo entuudestaan tuttu asiakkaalle. Jos käy niin hyvin, että olet saanut tarjouspyynnön, et kuitenkaan voi olla varma siitä, että saat samat tiedot tarjouksesi pohjaksi kuin muut osallistuvat yritykset. Keskusteluja ja neuvotteluja voi tapahtua puhelimitse tai sähköpostitse tai kilpailijasi voi olla samalla seminaarimatkalla ostajan päättäjän kanssa.
Lopulliset sopimusehdot selviävät vasta yleensä useamman neuvottelukierroksen jälkeen, ja voi käydä niin, että sopimuksen allekirjoituksesta kerrotaan vasta jälkeenpäin muille tarjoajille. Joskus ostaja ajaa tarjoajat tarkoituksella toisiaan vastaan saadakseen vielä paremmat kaupat.
Tarjoajana tällaisessa ympäristössä on yleensä riippuvainen asiakkaan hyvästä tahdosta tarjousten ja tarjoajaehdokkaiden vertailun osalta, eikä aina voi tietää edes lopullisia päätöksentekokriteereitä.
Julkisen sektorin kilpailutukset toimivat toisin
Kun julkinen toimija on hankkimassa jotain suurempaa (hankinnan arvo on yli kynnysarvojen), tulee hankinta kilpailuttaa läpinäkyvästi hankintalakia noudattaen. Tarjouspyynnön tulee olla julkisesti kaikkien saatavilla tasapuolisen kilpailun varmistamiseksi.
Kaikilla samat mahdollisuudet tehdä tarjouksia
Ero yksityisen puolen kilpailutuksiin on silmiinpistävä. Kaikkia tarjoajaehdokkaita tulee kohdella samalla tavalla, kaikilla on oikeus saada sama tieto samaan aikaan samassa muodossa, ja kaikille kerrotaan etukäteen kaikki hankintapäätökseen vaikuttavat kriteerit ja tulevan sopimuskumppanin valintaan vaikuttavat tekijät. Tietyissä kilpailutuksissa voi olla neuvottelukierroksia, mutta tästä kerrotaan aina etukäteen eikä lopullista tarjousta tarvitse jättää ilman kokonaisvaltaista näkemystä tulevan hankinnan laajuudesta.
Kaikilla tarjoajilla on samat määräajat eikä kuvatuista ohjeista tai määräajoista poikkeamista sallita kenellekään. Ostajalla ei ole pääsyä jätettyihin tarjouksiin ennen sovittua tarjousten avaamisen määräaikaa, jolloin kaikki avataan samalla kertaa.
Julkinen = järjestelmällinen
Kun tarjous on jätetty, valitsee ostaja tarjouskilpailun voittajan ennakkoon kuvailtujen periaatteiden ja pisteytysten mukaisesti. Näistä ei voi poiketa. Joskus hankintayksikkö voi olla rajoitetusti yhteydessä tarjoajaan määräajan jälkeen, jos esimerkiksi syntyy tarve täsmentää jotain tarjouksen yksityiskohtaa.
Julkisten hankintojen parissa on siis monella tapaa helpompi toimia, vaikkakin ne ensi alkuun voivat tuntua byrokraattisilta ja kankeilta. Myös tasapuolisuusvaatimukset saattavat säikäyttää joitain tarjoajia, koska ostajan velvollisuus on hylätä ne tarjoajat, joiden tarjoukset eivät tarkalleen vastaa tarjouspyyntöä.
Läpäisemällä vaatimukset osoitat kilpailukykysi!
On totta, että tarjouksen laatiminen julkiseen kilpailutukseen voi vaatia melko monen seikan dokumentoinnin. Jotkut tarjoajat ehkä jättävätkin vastaamatta näihin tarjouspyyntöihin, koska ne koetaan työläiksi. Mutta on yleisessä tiedossa, että julkisen sektorin toimittajaksi pääsee vain tiukan seulan kautta, ja siksi julkiset hankintayksiköt ovatkin arvostettuja referenssikohteita. Näiden avulla voit osoittaa myös muille asiakkaillesi, että täytät tiukimmatkin vaatimukset ja pärjäät hyvin kamppailussa muiden yritysten kanssa.
Selkeitä hankkeita, varma maksaja
Julkinen toimija ei voi mennä konkurssiin ja on siksi varma maksaja. Kunhan toimitat sovitusti, saat maksusi sopimuksen mukaisesti. Yksityisellä puolella luottoriski on merkittävästi suurempi, ja suuri osa laskuista kiertääkin perintätoimistojen kautta.
Julkisista hankinnoista uutta vauhtia myyntiin
Julkinen sektori tarjoaa valtavasti myyntimahdollisuuksia toimialasta riippumatta. Ryhdy siis jo tänään kartoittamaan julkisen sektorin tarjoamia mahdollisuuksia! Kääri hihat ja perehdy kiinnostavaan tarjouspyyntöön ja laadi tarjous. Alussa voi työtä olla hieman totuttua enemmän, mutta tämä työ palkitsee tekijänsä. Osoita kilpailukykysi!
Mistä löydät yrityksellesi sopivat tarjouskilpailut? Ota avuksesi Mercell Hankintavahti, joka kerää puolestasi kaikki toimialasi tarjouspyynnöt yhteen paikkaan – myös ne, joita et esimerkiksi Hilmasta löydä! Tutustu tarkemmin Hankintavahtiin klikkaamalla alla olevaa painiketta.
Menestystä julkisilla hankintamarkkinoilla toivottelee
Team Mercell Suomi